Změna pro zaměstnavatele. Jaké bude jednotné měsíční hlášení? Kompletní přehled

Že má podnikatel řadu informačních povinností, jinými slovy, že existuje spousta úřadů, kam musí poslušně hlásit to a ono, to podnikatelům nemusí nikdo říkat. Vědí to nejlíp sami. Stejně jako to, že spoustu těch věcí hlásí poslušně dvojmo nebo trojmo: na různé úřady v různý čas.

Stojí to čas, energii a peníze.

Proto i zaměstnavatelské organizace, jako je Asociace malých a středních podniků a živnostníků nebo Hospodářská komora, uvítaly vládní návrh zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ).

Návrh zákona, který nyní leží ve Sněmovně, má za cíl nahradit až 25 různých formulářů, které podnikatelé v různý čas během měsíce posílali na řadu úřadů, do jediného, kde bude všecko – a úřady už si to pak přeberou.

„JMHZ je skutečně revolučním krokem, díky kterému se významně sníží administrativní zátěž u zaměstnavatelů. Namísto opakovaného vykazování stejných údajů různým úřadům zavádíme jeden přehledný systém komunikace se státem,“ pyšní se například ministr práce Marian Jurečka.

Právě ministerstvo práce a sociálních věcí má být tím činitelem, který se se stane spojkou mezi podniky a úřady. Jemu se vždy do 20. dne v měsíci bude jednotné hlášení posílat. Pokud tedy zákon Sněmovnou projde, a to aspoň zhruba v té podobě, v jaké ho do ní vláda nedávno poslala.

Co se mění zavedením jednotného hlášení?

Začneme jinak. Co se nemění. Nemění se objem údajů, které musí firmy hlásit – o zaměstnancích, jejich výdělcích, odvodech, daních a podobně.

Mění se to, že už to nebude na milionu formulářů a k různému datu.

Výjimka ale je: hlášení zdravotním pojišťovnám. Ty zatím do projektu zapojeny nejsou, takže povinnosti vůči nim (přihlášky, odhlášky zaměstnanců, měsíční přehledy pojistného) zůstanou i po zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů beze změny.

Do budoucna se ale počítá s tím, že se i zdravotní pojištění do systému začlení.

Koho se jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů týká?

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů se dotkne všech zaměstnavatelů – tedy všech podnikatelů, firem, institucí i jednotlivců, kteří někoho zaměstnávají. Nezáleží na tom, zda máte jednoho zaměstnance nebo stovky, nebo jste velký podnik – pokud vystupujete v roli zaměstnavatele, budete jednotně hlásit. Týká se to nejenom soukromých firem, ale i úřadů, škol a podobně – každého, kdo vyplácí mzdy či platy zaměstnancům.

Z pohledu zaměstnavatele tedy změna dopadne na podnikatele a firmy všech oborů, včetně například agentur práce (které také pravidelně vykazují údaje o zaměstnancích) či neziskových organizací s vlastními zaměstnanci.

Úspory samozřejmě nový systém přinese hlavně velkým zaměstnavatelům, úlevu by snad mohl přinést všem. Pokud to ještě nakonec nedopadne nějakým paskvilem, to se vyloučit nedá.

Hlášení se bude podávat za všechny zaměstnance bez výjimky. Tedy nejen ty v hlavním pracovním poměru, ale třeba i za dohodáře. Systém počítá s evidencí každého jednotlivého pracovníka.

Pokud tedy zaměstnáváte například brigádníky na dohody, osoby na částečné úvazky či zaměstnance v důchodu, i jejich údaje budou součástí měsíčního hlášení. Každý zaměstnanec a každý pracovní vztah dostane svůj unikátní identifikátor, pod kterým se povede evidence​.

Kromě zaměstnanců budou muset zaměstnavatelé nejprve registrovat i svou mzdovou účtárnu, aby mohla hlášení podávat.

Jak bude jednotné hlášení fungovat?

Elektronický formulář bude obsahovat až kolem 300 datových položek, které pokrývají veškeré potřebné údaje – identifikační údaje o zaměstnavateli a zaměstnancích, údaje o jednotlivých pracovních poměrech, výdělky zaměstnanců za daný měsíc, odvedené pojistné na sociální zabezpečení, zálohy na daň z příjmů, uplatněné daňové slevy a další informace.

Nemusíte se ale lekat – rozhodně nebudete vyplňovat stovky kolonek ručně každý měsíc. Údaje, které už státní instituce evidují, by se měly automaticky předvyplnit.

Typicky půjde o data, která už máte k dispozici ze mzdového účetnictví za daný měsíc.

Odeslání hlášení bude probíhat výhradně elektronicky. Jakmile zaměstnavatel formulář vyplní (buď ručně přes webovou aplikaci, nebo automaticky exportem z mzdového softwaru), zašle ho ministerstvu práce a sociálních věcí (MPSV) prostřednictvím určeného kanálu. Ministerstvo – respektive jemu podřízená Česká správa sociálního zabezpečení – pak zajistí automatizovanou distribuci dat ostatním úřadům.

Stát bude nově získávat podrobná data za každého zaměstnance na měsíční bázi, nejen agregované souhrny za firmu. Díky tomu odpadne například povinnost ručně vyplňovat evidenční listy důchodového pojištění – ČSSZ si z měsíčních hlášení sama sestaví potřebné roční záznamy o dobách pojištění a výdělcích zaměstnanců.

Stejně tak například nebude nutné zvlášť oznamovat nástup či odchod zaměstnance do různých registrů – všechno se zahrne v rámci měsíčního hlášení.

S čím se výhledově počítá, je konec povinnosti zaměstnavatele starat se zaměstnancům o daně z příjmů, tedy připravovat pro ně roční zúčtování daně: finanční správa už bude mít všechna data, ze kterých zaměstnancům bude s to předvyplnit daňové přiznání.

Zaměstnanec by tak v budoucnu měl jenom zkontrolovat nebo doplnit daňové přiznání na portálu Moje Daně, kde už bude mít informace o příjmech od zaměstnavatele automaticky načtené.

Úřad práce zase díky sdíleným datům hned uvidí výši předchozích příjmů pro výpočet podpory v nezaměstnanosti a úřady státní sociální podpory (např. při žádosti o rodičovský příspěvek či přídavek na dítě) si samy ověří příjmy žadatele v systému.

Kdy a jak se bude hlášení podávat?

Jednotné měsíční hlášení se bude podávat každý měsíc, vždy do 20. dne následujícího měsíce. Tedy například do 20. února 2026 byste měli poslat hlášení za leden 2026.

Pokud 20. den připadne na víkend nebo svátek, termín se posune na následující pracovní den.

Jednotný termín pro všechna hlášení výrazně zjednoduší plánování – zaměstnavatelé si mohou v kalendáři označit vždy dvacátý den měsíce jako mezní datum k odeslání všech povinných údajů​.

Hlášení bude povinně elektronické – zákon neumožňuje podávat ho v papírové formě. Existovat budou tři hlavní způsoby podání JMHZ.

• Webová aplikace (ePortál ČSSZ) – Česká správa sociálního zabezpečení nabídne online formulář na svém ePortálu. Ten bude vhodný zejména pro menší zaměstnavatele nebo ty, kteří nepoužívají specializovaný mzdový software. Přes webovou aplikaci vyplníte požadované údaje a odešlete je přímo do systému.
• Datová schránka – Zaměstnavatelé s datovou schránkou budou moci zaslat hlášení jako strukturovanou elektronickou přílohu datové zprávy. Důležité je, že přílohu bude nutné posílat ve stanoveném XML formátu (nikoli PDF), aby systém dokázal data automaticky zpracovat.
• Automatizované rozhraní (API) – Pro větší firmy a poskytovatele mzdových software se počítá s přímým propojením informačních systémů. Mzdový systém vaší firmy tak může vygenerovat hlášení ve stanovené datové struktuře a automaticky je odeslat přes zabezpečené rozhraní přímo do systému ČSSZ. Tato varianta minimalizuje ruční práci a chyby, vyžaduje ale aktualizaci software na nový formát hlášení.

Všechny tři cesty mají vést ke stejnému cíli – doručení dat do systému jednotného hlášení, odkud se rozešlou příslušným úřadům. Po podání by měl systém poskytovat odesílateli zpětnou vazbu, podobně jako je to například u kontrolního hlášení DPH. Zaměstnavatel by tedy měl mít jistotu, že bylo hlášení v pořádku přijato a zpracováno, případně že obsahovalo chyby k opravě.

Kdy začne jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele fungovat?

Všechno samozřejmě závisí na tom, jak a kdy se podaří zákon o jednotném měsíčním hlášení schválit v parlamentu. Ten pravda nevypadá v poslední době moc akceschopně, ale vládní koalice dala najevo, že pro ni právě tenhle zákon patří k prioritám.

Pokud tedy koalice zatlačí a protlačí, nová povinnost hlásit jednotně a měsíčně začne pro zaměstnavatele platit od 1. ledna 2026.

První ostré hlášení se tedy bude podávat za měsíc leden 2026 – do 20. února 2026. Během roku 2025 proběhne příprava a testování – od července 2025 je naplánována pilotní fáze, kdy si vybrané subjekty a úřady vyzkoušejí systém v provozu nanečisto.

V tomto období by měly být doladěny technické detaily, otestovány přenosy dat a odstraněny případné nedostatky.

Pro zaměstnavatele rok 2025 znamená, že by se měli na novou povinnost připravit. Bude potřeba zejména upravit mzdové účetnictví a software tak, aby uměl generovat údaje v požadovaném formátu​.

Shrnutí

Určitě se tedy vyplatí během roku 2025 sledovat, s čím přijdou ministerstvo práce a sociálních věcí a Česká správa sociálního zabezpečení. Ty by měly vysvětlovat, školit, připravovat podklady, jak pro zaměstnavatele samotné, tak pro softwarové firmy, které jistě budou chtít co nejlíp připravit svoje účetní programy.

Do konce roku 2025 zůstává vše jako dosud – stávající výkazy se podávají postaru. Zatím není nutné nic měnit, ale určitě je potřeba být ve střehu a sledovat, jak se budou konkretizovat požadavky.

Co hrozí při chybě nebo nesplnění povinnosti?

Stejně jako u jiných zákonných povinností, i zde jsou stanoveny sankce pro případy, kdy by zaměstnavatel svou oznamovací povinnost neplnil správně. Pokud zaměstnavatel jednotné hlášení nepodá vůbec, podá je pozdě nebo v něm uvede neúplné údaje, vystavuje se riziku pokuty.

Návrh zákona počítá s tím, že Česká správa sociálního zabezpečení (která bude centrální místo sběru) může udělit pokutu v řádu desítek tisíc korun – konkrétně od 20 000 Kč do 100 000 Kč podle závažnosti prohřešku​.

Dále může být sankcionováno i nenahlášení jednotlivých zaměstnanců či nesdělění požadovaných údajů – v takovém případě se uvažuje o pokutě až 5 000 Kč za každého neoznámeného zaměstnance.

Pokuty má ukládat a vybírat Česká správa sociálního zabezpečení.

Nikdo samozřejmě nechce zbytečně riskovat pokuty. Naštěstí by měl nový systém sám pomoci minimalizovat chyby – jak jsme zmínili, při podání hlášení přijde odesílateli elektronická zpětná vazba, která ho upozorní na případné nedostatky.

V případě zjištění omylu bude asi možné provést opravné hlášení (podobně jako dnes lze poslat opravný přehled).

Zaujali jsme vás? Pokračujte...

• Databáze informačních povinností spuštěna. Máme mapu byrokratického pekla

• Úřad posílá podnikatele do digitálního bludiště. Nová databáze povinností selhává

• Zatočí s byrokracií jednotný formulář? Snad to zas neskončí jako špatný vtip