Jednotné měsíční hlášení za dveřmi. Co udělat hned a jak se vyhnout potížím?

Jednotné měsíční hlášení sice začíná naostro až 1. dubna, ale přípravu neradno podcenit. Zejména pokud firma nemá účetní software, který jí bude s měsíčním hlášením výrazně pomáhat.

První měsíce roku sice na chvíli ubude zaměstnavatelům povinností – některé z dnešních formulářů už se nebudou posílat –, ale všechny údaje bude pak potřeba v rámci jednotného hlášení doposlat zpětně.

Změna je veliká, proto jsme zkusili to nejpodstatnější shrnout do jakéhosi jízdního řádu, který říká, co kdy udělat. Napřed si ale shrneme, co bude nového, co bude navíc – a mimo jiné i to, které firmy nebo přesněji, které právnické i fyzické osoby, budou v příštím roce povinny hlásit víc než dosud.

Komu přibudou s jednotným měsíčním hlášením povinnosti?

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele je na jednu stranu bezesporu podstatným zjednodušením: skutečně nahrazuje až desítky formulářů, které podnikatelé dneska posílají v různých termínech na různé úřady. Ubývá duplicit, tedy totožných údajů odesílaných na různá místa.

Na druhou stranu je ale potřeba říct, že celkový počet odesílaných údajů fakticky roste. Některé údaje odesílané ročně se například budou posílat měsíčně a přibude i zaměstnavatelů, kteří budou muset něco hlásit.

Počet zaměstnavatelů hlášených u České správy sociálního zabezpečení by měl podle odhadů stoupnout z přibližně 380 tisíc na zhruba 420 tisíc. Evidováni totiž budou muset být i ti zaměstnanci, za které se neodvádí nemocenské pojištění.

Za zaměstnavatele se jednoduše bude od 1. ledna 2026 považovat každá osoba, která zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance, tedy zaměstnavatel podle zákoníku práce, zaměstnavatel podle předpisů o sociálním zabezpečení (nemocenské a důchodové pojištění), plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle zákona o daních z příjmů.

Řady zaměstnavatelů tak rozšíří například společenství vlastníků jednotek, která zaměstnávají své předsedy, nebo firmy (ale i fyzické osoby), které zaměstnávají lidi jen na dohodu o pracovní činnosti a těmto svým zaměstnancům vyplácejí odměnu ve výši, která nezakládá povinnost platit za ně nemocenské pojištění.

Co je možné udělat hned?

Už teď je možné projít si seznamy zaměstnanců a dopředu se vypořádat s chybami, které můžou obsahovat.

Jak postupovat: přihlásit se na ePortálu České správy sociálního zabezpečení a stáhnout si seznam zaměstnanců a porovnat ho s vlastní evidencí.

Je možné, že se mezi nimi najdou rozdíly. Někteří zaměstnanci třeba nebyli řádně odhlášeni, nebo naopak v seznamu od sociálky chybí – tyto nesrovnalosti je dobré odstranit dopředu.

Zároveň je nejvyšší čas zjistit, jak je připraven dodavatel účetního software. Ideálně by do něj měla být data dodávána v požadované struktuře a obsahu už od ledna, aby později, až se bude první čtvrtletí roku 2026 dohlašovat, stačilo víceméně zmáčknout tlačítko.

Možnost vyplnit hlášení ručně samozřejmě je – ovšem jen digitální – a je na každém zaměstnavateli zvážit, jak náročné pro něj jeho případné vyplňování bude a jestli nevyužít podporu některého z účetních systémů.

Co se stane v lednu 2026 a co dělat do března 2026?

V lednu 2026 začne být účinný zákon o jednotném měsíčním hlášení i doprovodný zákon k němu. Nové povinnosti ale v tomhle období nevznikají. Vlastně naopak.

Od ledna do března 2026 se nebudou České správě sociálního zabezpečení posílat hlášení k dohodám o provedení práce a přehled o výši pojistného. Všechno se pak ale bude muset dohlásit později.

A samozřejmě: to, že se neposílá papír, neznamená, že by zaměstnavatel nemusel posílat taky peníze. Pojistné je potřeba platit v zavedených termínech.

Pokud vám přibude v období od ledna do konce března nový zaměstnanec, hlásíte ho ještě zavedeným způsobem na starém formuláři. Počítejte s tím, že později budete muset některé údaje dohlásit, účetní software vás pravděpodobně navede a vyžádá si je, jinak na to myslete sami, abyste se s tím nemuseli v dubnu znovu zlobit.

V tomto období zůstane zachována povinnost oznámit nástup zaměstnance užitím formuláře Oznámení o nástupu do zaměstnání (ONZ); to i pro účely odhlášení v případě skončení zaměstnání. Pokud zaměstnání trvá i po 31. březnu 2026, je zaměstnavatel povinen dohlásit rozšířený set údajů týkajících se tohoto zaměstnance. Dohlášení se provádí prostřednictvím podání registrace zaměstnance (REGZEC) – Akce „Změna“ v termínu do 30. dubna 2026.

Zdroj: ČSSZ

Co se musí udělat v dubnu 2026?

Pokud už jste jako zaměstnavatel hlášený v evidenci zaměstnavatelů, zůstává vám starý variabilní symbol. Musíte ale dohlásit několik údajů o sobě a své mzdové účtárně. A především se musíte podívat, jestli není potřeba přihlásit někoho ze stávajících zaměstnanců nově do evidence – typicky by mohlo jít o práci na dohodu o pracovní činnosti, kde vám nevznikala povinnost platit nemocenské pojištění.

Zaměstnancům, kteří už byli registrovaní, přidělí Česká správa sociálního zabezpečení docela nový identifikátor: osobní identifikační číslo (OIČ), tedy jedinečné číslo, které si s sebou ponesou celou svou zaměstnaneckou kariéru, i když od vás odejdou.

Zároveň bude přiděleno zvláštní číslo i každé pracovní pozici – takzvaný identifikátor zaměstnání (IZ), případně, aby to nebylo tak jednoduché, se o něm někdy mluví jako o identifikátoru pracovněprávního vztahu (ID PPV). Pokud tedy budete mít jednoho zaměstnance, který pro vás bude zároveň pracovat na pracovní smlouvu i na dohodu, budete pro něj používat jedno OIČ, ale dvě IZ (ID PPV).

Soubor s těmito identifikátory vám bude k dispozici na ePortálu ČSSZ od března, alespoň tak to úřad slibuje – zákonný termín, do kdy musí mít hotovo, je 15. dubna.

Bude potřeba ho spárovat s dosavadními údaji o zaměstnancích. A během dubna bude potřeba do registru zaměstnanců doplnit o stávajících zaměstnancích řadu údajů – úřady pro to používají slovo dohlášení. Proti dnešnímu oznámení o nástupu zaměstnance bude potřeba dohlásit nově například pracovní pozici, pracovní zařazení a informaci, jestli jde o vedoucího zaměstnance. Položky slouží pro účely pojištění, daní a Českého statistického úřadu.

Pokud jste ještě v registru zaměstnavatelů nebyli, ale nyní do něj podle nových pravidel patříte, pak do něj buď budete automaticky zapsáni jakožto plátci daně ze závislé činnosti, nebo se do něj musíte přihlásit sami. V prvním případě musíte přihlásit zaměstnance do posledního dubna 2026. Ve druhém musíte počkat, až vám úřad po registraci vydá vaše číslo zaměstnavatele – a pak musíte zaměstnance přihlásit ve lhůtě osmi dní.

Co se musí udělat od dubna do července 2026?

V období od 1. dubna do 30. června 2026 se musí dohlásit první kvartál roku 2026. Hlášení za duben se pak musí podat v termínu od 1. do 20. května.

V zásadě je asi jedno, čím začnete, ale lze asi jen doporučit neposílat čtyři měsíční hlášení najednou. Pokud byste udělali chybu, dostali byste k opravě taky čtyři hlášení. Výhodné tedy bude podat nejprve jedno hlášení, abyste na základě zpětné vazby od úřadu včas doladili i ta ostatní.

Co se mění od července 2026?

Už jsme zmínili to, že u zaměstnanců, kteří jsou v evidenci zaměstnanců nebo se do ní dostanou před 1. dubnem 2026, budete muset dohlásit některé údaje.

U zaměstnanců přijatých od 1. dubna 2026 dál už budete používat nový registrační formulář, ve kterém vyplníte už vše, co se pak bude využívat v měsíčním hlášení. Pořád ale platí nynější termíny: tuzemského zaměstnance je potřeba ohlásit do osmi dní od nástupu do zaměstnání a odhlásit do osmi dní od ukončení zaměstnání.

Pro cizí státní příslušníky platí už od října povinnost registrovat je ještě před nástupem do zaměstnání.

Od 1. července 2026 pak platí i pro zaměstnávání českých občanů povinnost registrace před okamžikem nástupu do zaměstnání. Existují dvě varianty: jednou z nich je plná registrace se všemi údaji před nástupem do zaměstnání, druhou potom tzv. předregistrace, při které se před nástupem do zaměstnání nahlásí jen základní údaje a ty podrobnější se doplní do osmi dní od nástupu do zaměstnání. U cizinců tato možnost předregistrace ovšem není a nebude.

Zaujali jsme vás? Pokračujte...

• Jednotné měsíční hlášení: co v něm opravdu bude a proč účetní čeká peklo

• Citlivá data firem a zaměstnanců v ohrožení? Expert varuje před slabinami ePortálu ČSSZ

• Jednotné měsíční hlášení? Žádný fenomenální úspěch, jen nezbytný první krok