Když je namále, je čas na změnu. Jak řešit nefunkční vedení rodinné firmy

Co je to dozorčí rada

Nejdůležitějším prvkem každé firmy je vlastník. Vše, co vlastník od firmy požaduje, následně realizuje management. A dozorčí nebo správní radu si můžeme představit jako takový filtr mezi vlastníky a managementem firmy; dohlíží na podnikání, je oporou pro management a najímá či propouští CEO firmy.

Zřízení dozorčí (či alternativně správní) rady tedy umožňuje efektivně oddělit vlastnické a výkonné role, což napomáhá předcházet konfliktům a podporuje transparentní rozhodování. Jde o zásadní změnu v rozhodovací struktuře podniku a vytvoření těchto orgánů znamená začít aktivně rozlišovat mezi obchodním řízením společnosti a její správou.

V praxi zřízení dozorčí rady znamená, že významná strategická rozhodnutí a odpovědnost za rozvoj společnosti už nejsou pouze v rukou podnikatele (často zakladatele), ale posuzuje a schvaluje je společný orgán – dozorčí rada. Diskutovat s radou přitom musí i nerodinný management – generální ředitel či CEO; firmu tedy nemohou řídit a rozhodovat, jak se jim zlíbí.

Kdy uvažovat o dozorčí radě

Dozorčí rada u společností s ručením omezením (s. r. o.) získává v českém prostředí rodinného podnikání na popularitě zejména z důvodu mezigenerační obměny ve vedení společností, kdy rodinní příslušníci i vedení firmy narážejí na potřebu přenastavit pravomoci a organizační strukturu ve firmě. Roste proto zájem o profesionalizaci firemního řízení.

Dozorčí rada se hodí zejména pro rodinné firmy, které procházejí klíčovou změnou ve svém fungování. Pokud totiž rodina podniká, zdaleka nejde o normální rodinu ani normální firmu; musí přijímat řadu rozhodnutí, z nichž některá se týkají samotné rodiny, jiná souvisejí s vlastnictvím firmy, další ovlivňují každodenní provoz či strategický směr podniku.

Je v zásadě jedno, zda rodinná firma zůstává ve vlastnictví rodiny, či se ji rodina rozhodla prodat. V obou situacích může dozorčí rada výrazně pomoci usnadnit potřebné změny pro další úspěšné fungování firmy.

Hlavní role dozorčí rady v rodinných firmách

Správní a dozorčí rady nepřispívají jen k udržení strategického směřování, transparentnosti a profesionálního dohledu nad činností firmy. V rodinných firmách zároveň napomáhají vyvažovat zájmy rodinných příslušníků, aby i jejich společné rodinné podnikání vykazovalo dlouhodobou udržitelnost.

Vedle toho, že rady v rodinných firmách přispívají k odbornému řízení, posilují současně důvěru mezi generacemi. Mají přitom význam ve velkých rodinných společnostech i v malých rodinných firmách, kde mohou mít podobu neformálních (a tedy i právně nezávazných) poradních uskupení.

Hlavní role dozorčí rady v rodinné firmě tedy jsou:

• poskytovat podporu vrcholovému vedení
• monitorovat vrcholové vedení
• dohlížet na klíčové firemní zdroje, schopnosti a jejich rozvoj
• řešit manažerské nástupnictví
• zamezovat nevhodnému vlivu rodiny na firmu

Nejdůležitější kroky k funkční dozorčí radě

Aby dozorčí rada mohla fungovat, musí dobře chápat, co je pro vlastníka cílem celého podnikání. Na rozdíl od korporací to nemusí být vždy riziko a zisk. Mezi zájmy vlastníka rodinné firmy mohou patřit zájmy specifické pro danou rodinu.

Aby tedy vzniklo jasné zadání pro dozorčí radu, musí existovat vlastnické zadání či vlastnická strategie. Ta obsahuje obecné rámce či filozofie podnikání včetně požadované kumulované ziskovosti za dané období. Až na základě vlastnické strategie se pak tvoří strategie podniku, která konkrétněji vymezuje vstup podniku na konkrétní trhy.

Aby byla dozorčí rada skutečně funkční a přínosná, je třeba postupovat systematicky a promyšleně. Prvním krokem je shodnout se na smyslu existence dozorčí rady. Proč ji vlastně potřebujeme? Zde je třeba mít už promyšlenou zejména vlastnickou strategii; mít odpověď na otázku, jakou firmu chci mít a jak se má lišit od té, co mám teď.

Z odpovědi na tuto otázku je zřejmé, které znalosti, dovednosti, zkušenosti a další kompetence musí mít firemní vedení k dispozici, aby vlastnickou strategii mohlo náležitě naplňovat.

Jak na dozorčí radu v rodinné firmě

Zpočátku je potřeba postupovat „zlehka“ a začít „jenom“ s neformální dozorčí radou. V té se zakladatel a jeho možní nástupci začnou potkávat s firemním právníkem, účtařem a hlavně někým zvenčí, kdo už má zkušenosti, které v rodinné firmě zatím chybí či nejsou ještě dostatečné. Ideální je, pokud je tato osoba pro rodinnou firmu určitým vzorem.

Mnoho rodinných firem na počátku zakládá takzvaný advisory board, poradní orgán, jehož členy jsou lidé, kteří pomohou nástupci s postupným přebíráním odpovědnosti za rodinnou firmu. „Advisory board“ tedy může doslovně fungovat jako sbor poradců, mentorů či koučů, kteří dávají nástupci podporu a zároveň dávají podporu i celému podnikání. Dohlíží na to, aby firma nadále dobře fungovala i v časech zásadních změn.

Ve druhém kroku tato neformální skupina poradců začíná pracovat na jasném definování pravomocí a odpovědností jednotlivých rozhodovacích orgánů, aby bylo v konečném důsledku zřejmé, jaké kompetence náleží radě a jak se její role doplňuje s vedením podniku. To pomůže předejít budoucím konfliktům a zajistí efektivní řízení firmy.

Ve třetím kroku je důležité nastavení pravidel pro výběr členů a jejich fungování. Je vhodné vytvořit transparentní kritéria pro jmenování členů rady, jejich kompetence a způsob odměňování, aby byl zachován vysoký standard řízení.

Nezbytným předpokladem úspěšného fungování dozorčí rady je ovšem i její pravidelná komunikace a vyhodnocování efektivity. Rada by se měla scházet v předem stanovených intervalech, přičemž důraz by měla klást na strategické řízení podniku, kontrolu jeho výkonnosti a na řízení nástupnického procesu.

Kdo má být členem dozorčí rady v rodinné firmě

Důležité je také zvážit složení rady. Kromě členů rodiny je vhodné zapojit i nezávislé externí odborníky, kteří přinesou nové pohledy a zkušenosti z jiných odvětví. Externí členové mohou pomoci s nastavováním dlouhodobé strategie a přispět k profesionalizaci firmy.

V Centru pro rodinné firmy se často setkáváme s dotazem, jaký je ideální počet členů a jaký je ideální poměr mezi rodinnými a nerodinnými členy. Poněkud šalamounská odpověď je „tolik, kolik je potřeba pro naplňování vlastnické strategie“. Tedy vždy je potřeba počet odvíjet od potřeb firmy; kam se chce dostat a jaké kompetence k tomu potřebuje.

Pokud bychom měli být konkrétnější, velikost a složení dozorčí rady v rodinné firmě se odvíjí od velikosti a složitosti podniku, rodinné dynamiky a potřebné míry zapojení externích odborníků. Obecně platí, že efektivní rada by měla mít mezi pěti až devíti členy. Menší počet může omezit rozmanitost pohledů a odborností, zatímco větší počet může ztížit operativnost a rozhodování.

Klíčovým faktorem je vyvážený poměr mezi rodinnými a nerodinnými členy. V menších rodinných firmách bývá běžné, že rada je tvořena převážně rodinnými příslušníky, což však může vést k omezené perspektivě v rozhodování. Proto se doporučuje, aby alespoň třetinu až polovinu rady tvořili externí odborníci, kteří přinesou nezávislý pohled, odborné znalosti a zkušenosti ze strategického řízení v jiných podnicích.

Důležitým pravidlem při tvorbě rady je také jasné vymezení rolí a očekávání od jednotlivých členů. Rodinní členové v radě by měli být vybíráni na základě kompetencí a zkušeností, nikoli pouze na základě rodinné příslušnosti. Je vhodné, aby mezi nimi byli zástupci různých generací, kteří zajistí kontinuitu a předávání znalostí.

Rodinní příslušníci by měli přispívat svou znalostí podniku a rodinných hodnot, zatímco externí členové by měli přinášet strategický vhled, objektivitu a zkušenosti s řízením velkých organizací. Vyznat by se měli například ve financích, právu, strategickém řízení nebo alespoň v daném průmyslovém odvětví.

Výstižně řečeno, při výběru členů strategické rady je třeba myslet na to, že by mělo jít o skutečné profesionály, kteří mají firmu posunout směrem k cíli vlastníka. Pokud s činností dozorčích rad zatím nemáte zkušenosti, je dobré si na začátek najmout experta na sestavování rad. Neomezujte se v tomto ohledu pouze na český trh. Rozhlédněte se i v zahraničí.

Na co si dát při zakládání dozorčí rady pozor

Zakládání rad se jen zřídka obejde bez peripetií. Nejčastěji je třeba překonat překážku v podobě odporu k delegování pravomocí, obavy ze ztráty rodinného charakteru firmy či nejasná pravidla fungování. Tyto bariéry lze překonat otevřenou komunikací, důsledným nastavením procesů a zapojením zkušených poradců, kteří pomohou s implementací osvědčených modelů řízení.

Pokud už jste v procesu zřizování správní či dozorčí rady pokročili a v dalším kroku vám jde například o to, aby v ní zasedlo více expertů, připravte se na mravenčí práci. Zatímco v anglosaském prostředí funguje rozvinutý trh s profesionálními členy rad, které si můžete najmout, v Česku jsme takovému stavu zatím na míle vzdáleni. Tyto funkce nejsou obvykle moc dobře ohodnocené a mnohdy mají spíše negativní pověst „trafik“ či „přikyvovačů“.

Pokud mají vaši kandidáti na nabídku stát se členy vaší rady kývnout, měli by v ní spatřovat jasné osobní benefity. Například možnost získat zkušenost v perspektivním oboru či možnost v oboru kariérně růst a postupovat do významnějších a významnějších dozorčích rad.

Snažte se také, aby se členové vaší rady cítili jako součást vaší firmy a vytvářejte v nich pocit sounáležitosti. Tím jim dáváte najevo, jak je jejich práce pro vás hodnotná a důležitá.

Zaujali jsme vás? Pokračujte...

• Velmi křehké vztahy. Jak na předání a převzetí (nejen) rodinné firmy?

• Když to není komu předat. Jak na nerodinný management v rodinné firmě

• Udržte emoce na uzdě aneb Jak chránit rodinné bohatství. Co to je a jak funguje Family Office?