Kam s tím? Jak si na začátku podnikání vybrat sídlo a provozovnu

Rozdíl mezi sídlem a provozovnou

Sídlo musí mít každý podnikatel. Je to oficiální adresa firmy, která je zapsaná v živnostenském nebo obchodním rejstříku. Sídlo slouží k doručování úředních dokumentů, což je ale po zavedení povinných datových schránek čím dál méně potřeba. Důležitý je nicméně fakt, že sídlo identifikuje podnikatele a je uvedeno na všech oficiálních dokumentech – smlouvách, účtenkách, korespondenci i všemožných formulářích a hlášeních. Sídlo může, ale nemusí být místem, kde se vykonává podnikatelská činnost.

Provozovna je oproti tomu místem, kde podnikatelskou činnost reálně vykonáváte. Dochází tu k prodeji, poskytování služby, výrobě nebo třeba setkávání se zákazníky. Provozovnou tedy může být obchod, dílna, kancelář, restaurace, sklad nebo jakýkoliv jiný prostor. Na rozdíl od sídla musí splňovat specifické hygienické, bezpečnostní a technické normy, které se liší podle oboru podnikání a charakteru provozovny.

Jak si zvolit sídlo firmy

U OSVČ je sídlem automaticky místo trvalého bydliště. Je to jednoduché, ale není to povinné. Pokud chcete například chránit své soukromí, nebo zvolit kontaktní adresu, kde jste lépe k zastižení, je třeba splnit jedinou podmínku – předložit souhlas vlastníka nemovitosti s užíváním jeho prostor.

Adresa musí být pro úřady i spolupracující subjekty jednoznačně identifikovatelná a je v rejstřících volně dostupná veřejnosti. Ze zákona také vyplývá, že se musí jednat o místo, kam je možné doručovat korespondenci. V případě, že bude v sídle docházet k jednání se zákazníky, je vhodné zvážit i praktické vlastnosti sídla:

• Reprezentativnost – první dojem je v byznysu velmi důležitý, proto by mělo sídlo reprezentovat firmu, dotvářet značku a odpovídat typu klientů, na které se chcete orientovat, a to i z hlediska vzhledu budovy, designu prostoru a lokality, kde se sídlo nachází.
• Náklady – čím prestižnější adresa, tím dražší nájem, to je asi logické. Na druhou stranu může u některých typů podnikání hrát lokalita klíčovou roli. Právní kancelář s několikatisícovou hodinovou sazbou nebude působit úplně důvěryhodně v budově z 80. let uprostřed vyloučené lokality.
• Flexibilita – sídlo firmy by mělo umožňovat přiměřený růst, a to jak personální, tak manažerský.

Některé z těchto podmínek mohou splňovat i virtuální sídla, na která se podíváme blíž v dalším bodě přehledu.

K čemu slouží virtuální sídlo

Virtuální sídlo je služba, která vám poskytuje oficiální adresu, aniž byste si museli fyzicky pronajímat kancelářské prostory nebo jste se na adrese vyskytovali. Obvykle je s virtuálním sídlem spojeno přeposílání pošty nebo možnost pronajmout si zasedací místnost. Virtuální sídlo také nabízí svým klientům coworkingová centra, některé akcelerátory a takzvaná living labs (místa se specifickou infrastrukturou určená pro vývoj inovativních technologií).

Výhodou je možnost umístit podnik na prestižní adresu při nižších nákladech, než by odpovídalo pronájmu kanceláře. Některé podniky volí virtuální sídlo ve velkých městech i proto, že na ně se statisticky menší pravděpodobností vyjde kontrola například z finančního nebo živnostenského úřadu, pro které je adresa sídla firmy z hlediska působnosti určující.

Na druhou stranu s sebou tato varianta nese i poměrně zásadní nevýhody:

• některé úřady už považují virtuální sídla za podezřelá a zaměřují se při kontrolách právě na takové firmy
• pro obchodní partnery může být virtuální sídlo nedůvěryhodné, zejména na B2B trzích je ale důvěra pro byznys velmi důležitá
• klient vás na adrese nenajde, pokud si ji vyhledá a přijde osobně

I virtuální sídlo je samozřejmě vhodné si předem prohlédnout, zjistit si reference a přesvědčit se, že je nabízená služba v pořádku.

Definice provozovny

Provozovna je místo, kde budete reálně vykonávat svou podnikatelskou činnost. Podnik má tedy vždy jen jedno sídlo, ale může mít velké množství provozoven.

Každou provozovnu musí podnikatel před zahájením činnosti oznámit osobně nebo přes datovou schránku živnostenskému úřadu, přičemž toto oznámení obsahuje adresu provozovny, druh činnosti a otevírací dobu. Místně příslušný živnostenský úřad následně kontroluje, jestli provozovna splňuje všechny zákonné požadavky. Především se jedná o hygienické, technické, požární a stavební normy.

Provozovna také musí být řádně označená. V případě OSVČ musí být na provozovně uvedeno jméno a příjmení podnikatele (případně název firmy) a identifikační číslo. U provozoven, kde jsou poskytovány služby nebo kde je prodáváno zboží, musí být navíc také jméno a příjmení odpovědné osoby a prodejní nebo provozní doba.

Provozovna je skutečnou výkladní skříní podniku, a proto je zejména v oborech, kde dochází ke každodennímu kontaktu se zákazníky, naprosto zásadní. Pozor dejte zejména na:

• výběr lokality,
• vzhled budovy i okolí,
• uspořádání a design interiéru,
• otevírací dobu podle potřeb cílové skupiny.

Provozovny ve specifických odvětvích

Některé provozovny jsou na předpisy a požadavky náročnější než jiné. Z hlediska získání potřebných povolení a dodržování všech nařízení a podmínek patří k nejsložitějším:

• potravinářské provozy (restaurace, pekárny, řeznictví, prodejny potravin, …)
• zdravotnická zařízení (ordinace, lékárny, nemocnice, …)
• chemická a farmaceutická výroba (výroba léků, chemických látek, …)
• provozovny s hazardními hrami (kasina, herny, sázkové kanceláře)
• vzdělávací zařízení (jesle, školky, školy)

Jak se na takovou situaci nejlépe připravit? Zdaleka nejjednodušší je převzít do nájmu nebo koupit provozovnu, která už k zamýšlenému účelu sloužila. Pokud není k dispozici, je vhodné si předem zjistit, jaká povolení jsou ke zřízení provozovny potřeba a jak dlouho trvá jejich získání. Například u změny kolaudačního rozhodnutí se může jednat i o více než půl roku. Než se do provozovny podívá první platící zákazník, musíte mít tím pádem dostatečnou finanční rezervu.

Všechny podmínky spojené s provozovnami v libovolném oboru podnikání je navíc nutné plnit průběžně, nejen při zahájení. Některé se dokonce mění nebo se zpřísňují s růstem podniku, a i to je dobré sledovat.

Volba sídla a zřízení provozovny jsou klíčovými kroky pro každého podnikatele. Pečlivě proto zvažte všechny možnosti a ujistěte se, že vaše volba splňuje všechny právní požadavky, přináší akceptovatelné náklady, odpovídá vašim podnikatelským potřebám a povaze podnikání a minimalizuje administrativní zátěž. Důkladná příprava při určení sídla a provozovny vám pomůže vybudovat stabilní a úspěšné podnikání a vyhnout se budoucím problémům.

Zaujali jsme vás? Pokračujte...

• Podnikatelský plán přehledně. Jak na něj a kterých chyb se vyvarovat?

• Vyplatí se živnost, nebo rovnou firma? Jak se rozhodnout, když začínáte podnikat

• Rozjezd byznysu s už zavedenou značkou: jak na franšízing a co o něm vědět