Inteligentní kancelář: Stačí malá investice, aby firma výrazně ušetřila

Jak vypadá inteligentní kancelář?

Inteligentní kancelář v našem pojetí představuje komplexní řešení digitalizace firmy. V jejím centru jsou zaměstnanci, kterým poskytujeme nástroje a technologie pro bezproblémovou spolupráci. Práce už dávno není omezena na konkrétní místo, proto se snažíme umožnit práci odkudkoliv, skrze bezpečná cloudová a mobilní IT řešení. Konica Minolta tak v kontextu inteligentní kanceláře propojuje lidi, místa a technologie.

S čím vším tedy firmám dokážete pomoci a jakou roli v tom hraje AI?

Pomáháme společnostem na cestě k digitální vyspělosti, konkrétně s přechodem z analogového na bezpečné digitální pracoviště. To zahrnuje nejen systém pro řízení dokumentů uvnitř společnosti, ale také zajištění back office nebo používání CRM pověřenými zaměstnanci v terénu. Velkou výhodou je možnost vzdáleného přístupu k firemním dokumentům odkudkoli, jejich sdílení a spolupráce napříč týmem. AI v rámci digitální kanceláře umožňuje správu a využití takzvaných nestrukturovaných dat, které tvoří až 85 % firemních informací a která dosud nebylo možné tradičními informačními systémy a nástroji efektivně zpracovávat. Jsou to data jako e-maily, informace v dokumentech, prezentacích, chatech, nástrojích pro správu úkolů nebo multimediální obsah. Dnes už v těchto firemních datech umíme vyhledávat podobně, jako jste zvyklí například u Googlu.

Pavol Katrenčík

Zdroj: Konica Minolta

V roce 2017 vystudoval fakultu informatiky na Masarykově univerzitě v Brně. Ještě před dokončením studia působil na částečný úvazek na různých pozicích v rámci produktového managementu Konica Minolta Business Solutions Czech a Konica Minolta Slovakia. Po absolvování univerzity zde nastoupil do funkce ITS Portfolio Managera se zaměřením na softwarové produkty.

Kolik a kde se dá digitalizací ušetřit?

To je hodně individuální a závislé na více faktorech, včetně specifických potřeb a cílů dané firmy. Uvedu ale konkrétní situace z různých sfér, jež jsme s klienty řešili. První se týká obchodní firmy s 80 zaměstnanci, která manuálně podepisovala a odesílala poštou až 1200 dokumentů ročně. Jednalo se o smlouvy s partnery, HR dokumenty, přílohy, dodatky, prohlášení a podobně. S elektronickým podepisováním na platformě Signi ušetřila v průměru více než 120 tisíc korun za rok.

Jiný příklad je z oblasti energetiky. Podle statistik stráví administrativní pracovník v průměru 18 minut denně hledáním informací nebo dokumentů potřebných ke své práci. Sofistikovaný digitální archiv pomůže snížit tuto dobu na pár vteřin. Přechodem na elektronický archiv dokumentů v agendách smluv, faktur, obchodních dokumentací, certifikátů, směrnic a dalších evidencí, tak dokáže firma o 50 zaměstnancích ušetřit více než 300 tisíc korun ročně. Zaměstnanci mají přístup k dokumentům okamžitě, mohou je prohlížet či schvalovat z libovolného místa, odpadá zdlouhavé vyhledávání v papírech nebo na disku, není nutný tisk ani případná archivace.

Další oblastí je docházka, kde šetříme čas zaměstnanců tím, že automatizujeme schvalování dovolených, pracovních cest, automatizujeme exporty z docházky do mzdových systémů. Společnost s 50 zaměstnanci tak získá více než 70 000 korun ročně tím, že ušetří čas nejen mzdové účetní, která manuálně připravuje a kontroluje údaje do mzdového systému, ale také eliminuje manuální počítání, zadávání docházky či kontrolu přesčasů.

Zdroj: Konica Minolta

Jak náročný je přechod pro firmy?

Náročnost se liší, protože se jednotlivé společnosti nacházejí v různých stádiích digitální transformace. Záleží i na velikosti – menší firmy bývají při rozhodování a schvalování flexibilnější. Roli může hrát také sektor, v němž působí. Ačkoliv se na první pohled může zdát, že jde o složitý a náročný úkon, není tomu vždycky tak. Firmám proto doporučujeme postupovat po krocích a nepouštět se ihned do komplexních změn. Digitalizovat zprvu nejjednodušší procesy, kterými docílí nejrychlejší návratnosti. Začít na jednom oddělení s malým týmem a postupně digitální proces ladit a rozšiřovat.

Kolik za takové řešení společnosti zaplatí?

To samozřejmě závisí na rozsahu. I s investicí za pár desítek či stovek eur měsíčně umíme firmě ušetřit tisíce eur ročně. A lze začít prakticky hned. Například u aplikace na elektronický podpis dokumentů Signi stačí jen nastavit systém a zaškolit zaměstnance. To samé platí u nástrojů Microsoft 365, které umožňují práci s dokumentem odkudkoliv, s více kolegy najednou v reálném čase, bez přeposílání dvanácti verzí, jež firmu vyjde na několik eur měsíčně na uživatele.

Zní to strašně jednoduše, úsporně až dokonale. Proč tedy mnoho firem k digitalizaci ještě nepřistoupilo? 

Nejdůležitější věc je změnit myšlení, kulturu firmy. To je často nejbolestivější proces. Lidi se změně přirozeně brání. Teprve tehdy, když sami sebe a spolupracovníky přesvědčí, dané výhody správně odkomunikují a zaměstnance zaškolí, přinese digitální transformace kýžený efekt.