Upracovat se k smrti není nutné. Jak správně a účinně delegovat práci

Co je delegování

Všichni intuitivně vědí, že delegování je nutnost, pokud se člověk, který vede lidi, nemá zbláznit nebo upracovat k smrti. To ale nic nemění na skutečnosti, že delegování, tedy přenášení úkolů na podřízené, je jednou z nejobtížnějších manažerských disciplín.

Delegování znamená, že vedoucí pracovník, manažer, majitel podniku nebo vedoucí týmu předá svůj úkol a odpovědnost za jeho splnění svému podřízenému. A obojí, úkol i odpovědnost, je stejně důležité, jinak delegování nedává smysl a nebude fungovat.

Výhody a nevýhody delegování

Díky delegování úkolů si především uvolňujete ruce na rozhodnutí a práci, kterou za vás nikdo jiný udělat nemůže. Všichni jsme se nejspíš někdy v životě potkali s vedoucími, kteří řeší detaily, kontrolují každou maličkost, nejraději si všechno udělají sami, ale na důležité a strategické věci nemají čas.

Další výhodou je rozvoj dovedností podřízených. Pokud dostanou lidé příležitost podílet se na splnění složitějšího úkolu a převzít za něj odpovědnost, může to pro ně být náročné, ale je to skvělý zdroj dalšího rozvoje. Zvyšuje se zastupitelnost a flexibilita týmu a pracovníci jsou kvalifikovanější, loajálnější a samostatnější.

Někteří vedoucí naopak velmi špatně snášejí, že je kvalita provedení úkolu mimo jejich kontrolu. Podřízeného pak kontrolují na každém kroku, poučují, opravují a k žádnému zvýšení efektivity vlastně nedojde.

Posledním, i když velmi důležitým aspektem, je časová náročnost. Kdo někdy učil děti zavazovat tkaničky, ví, jak dlouho to trvá. A o kolik jednodušší je zavázat jim je, když je to potřeba. Udržet se před odjezdem do školy a nechat prvňáka udělat mašličku je mentální cvičení pro mimořádně psychicky odolné jedince. Ale když se to jednou naučí, už máme od dalšího zavazování napořád volno. Delegování v byznysu je bohužel podobné. Splnění úkolu podřízeným samozřejmě nejdřív trvá déle, než kdybychom ho udělali sami. Není dokonalé, vyžaduje trénink. Ale nakonec máme čas na důležitější věci a kolegové se něco nového naučili.

S časem se ostatně pojí největší výhoda a současně nevýhoda delegování. Je totiž jako investice – nejprve je potřeba vyčlenit čas na delegování, aby ho bylo možné v budoucnu ušetřit v mnohem větším rozsahu.

V oblasti delegování je nejdůležitější rozhodnout, jaké úkoly můžeme delegovat a komu svěříme odpovědnost za jejich plnění.

Co (ne)delegovat

Pro delegování jsou ideální úkoly, které splňují alespoň jednu z následujících charakteristik:

• mají jasně vymezené odpovědnosti a pravomoci,
• jiní je vykonají stejně dobře, rychle a kvalitně, nebo dokonce lépe,
• jsou jednoduché, rutinní a stačí vysvětlit základní princip,
• mohou přinést pracovníkům nové znalosti a zkušenosti,
• oživí stereotypní práci.

Naopak, některé vlastnosti úkolů jejich delegování vysloveně brání. Je nevhodné delegovat činnosti, které:

• jsou nejasné a špatně nadefinované,
• jsou urgentní a na delegování není dost času,
• jsou nové a pracovníci na ně nejsou připraveni,
• obsahují důvěrné informace,
• jsou strategické a patří výhradně do pravomoci managementu (například formulace strategií, vize a cílů),
• jsou nepříjemné, ale management se jich nesmí zbavovat (například hodnocení, kontrola, sankce a podobně).

Komu úkoly svěřit

Při delegování je třeba myslet i na to, komu úkol zadáváte. Pracovník musí být samozřejmě pro splnění delegovaného úkolu dostatečně kvalifikovaný, nebo by měl mít možnost si potřebnou kvalifikaci doplnit třeba školením, mentoringem, konzultacemi nebo stínováním. Samotná schopnost úkol převzít ale nestačí. Nezbytná je odpovědnost a ochota dělat nové věci.

Proč vedoucí nedelegují

Mohlo by se zdát, že delegování je jednoduchý a efektivní způsob, jak se zbavit rutinních a jednodušších úkolů a uvolnit si ruce i čas pro důležitější věci. A skutečně to tak je, přesto se spousta vedoucích pracovníků delegování brání. Především v tom hraje pocit vlastní nepostradatelnosti, jedinečnosti a osobní důležitosti. Nikdo jiný to přece neudělá tak dobře jako oni.

Pro řadu lidí jsou jednoduché úkoly zdrojem prokrastinace a odkládání důležitých a strategických rozhodnutí. Často je pak slyšíme na schůzkách říkat, že jsou zahlcení operativou a na dlouhodobé projekty, které mají firmu posunout dopředu, nemají čas.

Někteří manažeři mohou mít také strach z neoblíbenosti. Co si o nich kolegové pomyslí, když své úkoly předají někomu jinému? Co si pomyslí podřízení? A jak se na celou situaci bude dívat jejich přímý nadřízený? V některých korporátech a obecně ve velkých podnicích může delegování narážet také na organizační bariéry. Pracovníci na nižší hierarchické úrovni nemusí mít například přístup k potřebným datům.

Celkově však o delegování platí, že je to velmi užitečný nástroj pro efektivní zacházení s časem, motivování a osobní růst pracovníků a rozvoj firmy. Tedy když se s ním zachází správně.

Zaujali jsme vás? Pokračujte...

• Propisky s logem opravdu nestačí. Co je to marketing a jak ho správně dělat?

• Vyvážet, přenést know-how, nebo rovnou otevřít pobočku? Jak na zahraniční expanzi

• Online služby pro podnikatele. Jak vyřídit daně či založit živnost přes portály veřejné správy